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杂谈秘书工作

日期: 2015-1-13 20:27:52 评论(1) 浏览次数:963 次

  

秘而书之乾坤大
杂谈秘书工作的重要性实用性和艺术性
龙建威

       从字面上讲,秘而书之为秘书。 “秘”字寓意,不公开的,不让大家知道的;“书”字寓意,成本的著作、信函、文件、写字。所谓秘书工作,就是研究领导规律和与领导共处的社会科学。秘书是被世界各国无论大小单位和部门广泛使用的角色,其重要性日益突出。离开了秘书一个单位或部门一刻也难以维持。然而,人们对这一概念难以接受和理解,众说纷纭。立志于做秘书就得下工夫精心学习古今中外名著与研究谋略,这样才能真正掌握秘书工作的规律性,才能成为领导的幕僚;要做一个清醒的幕僚,使其成为领导的“师爷”和知已。在下从事捉刀数十年,提出一些看法,值得同仁注意与共勉。
       每日第一事,浏览要闻。要比其他部门人员略先领会党的路线、方针、政策和国家的法令、计划的宣传、贯彻和执行情况;每日最后一件事,还是浏览要闻,要形成一种习惯,可随时供行政首长急用。
       办公室与领导最近,工作与领导联系最紧,秘书与领导接触最多,所以你的位置一定要锁定在秘书的位子上,不可逾越。力争做到“五多”,力戒“五不”。多定位,不越位;多参政,不干政;多干事,不多事;多参谋,不过头;多牵头,不出头。工作做好了,容易得到领导的赏识。秘书与领导紧密相连,休戚相关,秘书参政议政好坏直接关系领导决策的优劣,党委和行政工作的成败。可以说,秘书一个小点子,有时就是一条大出路;一个小建议,有的就是一项大决策;一句无意贬话,甚至于影响一个干部的荣升。独断专行的领导往往不采纳忠言谏;重业务、财务,疏远办公室,失去良机,悔之晚矣!但秘书千万不可干政,事后也要守口如瓶,更不要认为自己是诸葛亮。“骏马能历险,犁田不如牛。坚车能载重,渡河不如舟”。可以说,领导职位高、看得远,文件精神知情早,摸得准、决策果断,善于驾驭全局。而秘书贴近群众,掌握真实情况多。必须把握主动性原则,不求其功,但求其先。秘书必须吃得苦、呕得气,以不捅娄子就是成绩,不出问题就是政绩为自慰。必须把握创造性原则,不求其苦,但求其所。要观事物变化的迹象,见微知著,逆向思维,借鉴历史经验,破旧立新,化腐朽为神奇。必须把握高效性原则,不求其多,但求其快。机关的办公室就犹如军队的参谋部,公司的公关部,企业的后勤部。秘书即是刀笔吏又是勤杂工。事无巨细,鸡毛蒜皮;上管天文地理,下管吃喝拉撒;其主要在上传下达勤动嘴(内向型无语言者,不宜此项工作),写写划划勤用脑海司责。这就是要求秘书讲究效率,运用优选法,按轻重缓急做好各个时期,不同阶段的中心工作;运用统筹法做好当前基础工作,科学预测今后工作;在搞好办公室工作的同时,要协调和兼顾其他工作,善于突破先重点后一般的陈旧落后思维。
美国政治学家怀特指出:“幕僚只可隐居幕后地位,不可固执自己的成见或偏见。”这可说明多参谋,不过头。要坚决做到参与决策不越位,建议献策不过头,参谋协调不失度。秘书是演皮影戏的角色,意味着是遮遮掩掩的幕后地位,在幕后要大胆参谋,在前台不要过头。
       办公室是单位的窗口,秘书好坏是单位的第一形象,秘书的形象关系到领导的形象。因此,做秘书的一定要严于自律。为领导办事协调牵头,是领导对秘书工作的信任,不能把领导信任当作出头的筹码,当作谋私的资本。自觉克服出头功利思想,做事要踏实,大事讲原则,小事讲风格,大事不糊涂,小事不计较。慎独、慎初、慎微。领导如果有犯错误的迹象,一定要委婉真诚地劝说领导改变错误决定,同时尽自己最大努力把错误降到最低程度。特别是党纪国法的大事,千万不可糊涂,丝毫不得有郑板桥思想。不能硬性领导改变决策,领导犯错误,对整个单位和自己的成功都是十分不利的,在上级领导眼中和社会舆论中形象黯然失色不消说,降级或调离,将使自己也失去上进、升职的机会,感情上的融洽也将过期作废。如果继续任用你当秘书,须重新努力使自己适应新领导的工作方式和风格,使新领导赏识自己和发现自己的才能。因此,作为秘书应尽力减少领导错误的损失。坚持原则避免损失,面对领导的错误决定,秘书要力争说服领导改正。当领导的错误决定会给整个部门带来严重损失时,必须明确地表明观点,但要尽量避免指责领导,更不能攻击。领导如果是胸襟狭隘、唯我独尊、妒贤嫉能、不在事业上努力的官僚主义者,秘书就迟早会与之发生冲突,因其受到批评或处分,可能其不但不改正错误,秘书要有容受打击报复的心理准备,还要付出一定代价。
        要想做个好的秘书,应明白实用性和艺术性是不可分割的,力戒做到:
        一、作为下属应该了解上级及行政首长的生活习惯,处事作风,然后投其所好。但处理不当,就会被同属认为是拍马屁,所以对其的不当言行要避免迎合。
       二、保持纯洁的工作关系。切记禁忌与其建立私人感情,跟其讲私交,会影响你在其心目中的形象。同事们也因你与其私交甚密,对你有避忌,使你在社交与工作上受阻。
       三、不要随便背叛和攻击上司。虽然自己没有错,事后检查也是正确的,大多数上司不喜欢这样的下属,同事在旁观舌战或表演,幸灾乐祸,一连串的报复伴随而来,自己吃亏无处投,直至你滚蛋。
       四、千万不能让其认为你的存在是对其的威胁。对于专权的上司,必须将工作的每一项环节进程向其报告。尽管有自己的原则和作风,仍要以其的处理风格为自己的风格,让其深信你是他的“心腹”。
      五、不该说的不说。不得随便主动与其搭讪,以为随意搭讪上司的话是建立友谊,你就错了;吃酒量身份,只能对上司说些有建设性的话。
      六、不该问的不问。不属份内的事绝对不能问,这是起码的内涵修养和原则。
      七、你的功劳就是他的功劳。代替上司领功是自取灭亡。
      八、敢于及时承认错误。你如果做错了事,违反了规矩,就应该马上对自己的错误负责并立即改正。这样并非羞耻,硬撑不认错是不明智的。
      九、摆脱是非与漩涡。同事拉拢你,必须设法摆脱,不要被利用当枪使;问你看法,逼你承诺与表态,应委婉相劝或无可奉告。
      十、不能当庸俗哲学的俘虏。对于党纪国法明令禁止的事,该提醒的要及时提醒,该制止的要及时制止。这样做才是对上司真正的爱护和尊重。
      总之,运用智慧与上司妥善处理好各类方方面面的关系,将有利于社会稳定和党的威信。实践证明,处理好了与领导的关系,也就当好了参谋和助手,也就是称职的“师爷和幕僚”。

    (原截《耒阳报》2001年10月13日  《新耒阳》2007年2月3日重截)  纵观当今,秘书升迁的多,有的竞成为狗头“军师”



07年2月3日重截)

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